Privacy- en cookieverklaring KION

Deze privacy- en cookieverklaring is het laatst aangepast op 11 januari 2023. 

1. Onze dienstverlening 

KION is een organisatie die kinderopvang biedt in Nijmegen en omliggende gemeenten. We zijn een stichting, dus hebben geen winstoogmerk. Ons statutaire doel is: het bevorderen van de ontwikkeling van en het voorzien in aanvullende opvoeding en verzorging van kinderen in de leeftijd van 0 tot en met 12 jaar. Dat doen we met circa 1.200 collega’s bij ruim 180 locaties. 

Om onze taken te kunnen uitvoeren en hiermee onze diensten mogelijk te maken (lees: de gevraagde kinderopvang te kunnen aanbieden) verwerken wij persoonsgegevens. Jouw privacy is voor KION van groot belang. Wij vinden het belangrijk om jou, als website(s)bezoeker, te informeren over wat wij precies met jouw gegevens doen. Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de privacywetgeving. In deze privacy- en cookieverklaring wordt toegelicht wat dit precies voor jou betekent. 

KION hanteert een aparte privacyverklaring voor ouders met meer informatie voor ouders over hoe wij met hun persoonsgegevens én die van hun kinderen omgaan. Deze kun je hier vinden. 

2. Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens? 

Door gebruik te maken van onze dienstverlening of door het bezoeken van onze website(s)(www.kion.nl) verkrijgen wij verschillende persoonsgegevens van jou. Voordat jouw persoonsgegevens worden verwerkt, worden de doelen om deze te verwerken duidelijk vooraf vastgelegd in het verwerkingsregister van KION. Het verwerkingsregister is een overzichtsdocument wat door de organisatie wordt gebruikt om te voldoen aan de verantwoordingsplicht, oftewel het verantwoorden welke gegevens, op welke manier en o.a. hoelang je deze gegevens bewaart als organisatie.    

Daarnaast verwerkt KION zo min mogelijk persoonsgegevens van jou en verwerken wij alleen de gegevens die nodig zijn voor de vooraf vastgestelde doeleinden. Dit betekent dat we bijvoorbeeld niet naar een geboortedatum zullen vragen als we die ook niet nodig hebben. 

KION bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het leveren van de dienstverlening. Specificatie over hoelang jouw gegevens worden bewaard, zijn te vinden in het verwerkingsregister en door contact met ons op te nemen via ondergenoemd mailadres delen we deze informatie met jou 

Een vraag of wil je weten welke gegevens we precies van je verwerken en inzage in het verwerkingsregister? Neem dan contact op met ons via privacy@kion.nl.

3. Welke gegevens verwerkt KION?  

KION verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van de daarvoor geldende grondslag. Dit kan zijn: 

• uitvoering van een overeenkomst inclusief de precontractuele fase (dit omvat bijvoorbeeld jouw sollicitatieproces en alles wat daarvoor nodig is);
• op basis van toestemming (bijvoorbeeld wanneer wij jouw CV voor een toekomstige functie willen bewaren, geef je hiervoor toestemming wanneer je reageert op een vacature);
• op basis van een gerechtvaardigd belang, dit betekent dat er een afweging wordt gemaakt tussen het belang dat KION heeft om de gegevens te verwerken en het waarborgen van jouw privacybelang als bezoeker van de website(s) en/of als sollicitant.

KION verwerkt in het kader van verschillende bedrijfsprocessen persoonsgegevens, namelijk: 

Contactgegevens 
Wanneer je een e-mailbericht stuurt, ons benadert via het aanmeldformulier of ons telefonisch benadert, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• naam
• e-mailadres
• eventuele informatie die je zelf deelt als inhoud van een bericht

We bewaren jouw gegevens zo lang als dat nodig is gedurende het contact, omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.  

Sollicitatiegegevens 
Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken we jouw persoonsgegevens voor het uitvoeren van het sollicitatie- en selectieproces en ter voorbereiding op het eventueel aangaan van een arbeids- of stageovereenkomst. 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• NAW-gegevens
• contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer) 
• Curriculum Vitae
• motivatiebrief
• beschikbaarheid
• eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie zoals diploma's 

Een social media- en internet-onderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit vindt KION  noodzakelijk bij bepaalde functies mede vanwege de omgang met kinderen in deze functies, wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij zoeken hiervoor op jouw naam op Google en jouw eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen je niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken via deze social mediakanalen. De resultaten van het onderzoek worden met jou besproken.  Als je specifieke vragen hebt over het social media- en internet-onderzoek kan je altijd je vraag vooraf, maar ook tijdens het sollicitatieproces sturen naar privacy@kion.nl.  

Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in jouw personeelsdossier. Verdere informatie hierover kan je bij indiensttreding lezen in de privacyverklaring voor medewerkers.

4. Wanneer delen we jouw persoonsgegevens met derden? 

Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken op basis van één of meerdere hieronder genoemde redenen: 

• Wij hen hebben ingeschakeld om gegevens te verwerken.
• Dat nodig is om de overeenkomst met jou uit te voeren; de precontractuele fase behoort ook tot het aangaan van een overeenkomst. Dit betekent dat alles voorafgaand aan het aangaan van de overeenkomst en de gegevens die daarvoor gevraagd worden ook op basis van deze grondslag verwerkt worden.  Hierbij kan je denken aan NAW-gegevens die uitgevraagd en opgeslagen worden gedurende het sollicitatieproces.  
• Je hier toestemming voor geeft.
• Wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben.
• Wij dat wettelijk verplicht zijn (in het kader van kinderopvangtoeslag of bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, zijn:

• recruitmentsysteem 
• postorderbedrijven
• betalingsdienstverleners
• cookiedienstverleners 
• administratie- en boekhoudkantoor
• softwareleveranciers
• IT-leveranciers en -dienstverleners
• marketingbedrijven

Met de organisaties die jouw data verwerken wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten. Waarin wordt gewaarborgd dat op de juiste wijze met jouw gegevens wordt omgegaan. Dit wordt vastgelegd in duidelijke afspraken.

Het kan voorkomen dat de bedrijven of instellingen waaraan we je persoonsgegevens doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd zijn. Wij zorgen ervoor dat wij jouw persoonsgegevens, en ook die van onze klanten, partners of leveranciers, alleen doorgeven aan bedrijven of instellingen buiten de EER als er een passend beschermingsniveau is. Dit betekent bijvoorbeeld dat we een modelovereenkomst van de Europese Commissie gebruiken of algemeen aanvaarde afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens. 

5. Worden jouw persoonsgegevens beveiligd?

KION neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en treft hiervoor de benodigde beveiligingsmaatregelen. Wij vragen aan partijen waar wij mee samenwerken om eenzelfde beveiligingsmaatregelen te treffen en leggen dit ook contractueel met ze vast.  
Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, meld dit dan meteen via privacy@kion.nl. 

6. Social mediabuttons  

Op onze website(s) maken wij gebruik van social media buttons, welke jou doorgeleiden naar de social media platforms. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook kun je vervolgens advertenties tegenkomen op jouw social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de medianetwerken. Als je wil weten wat de social media platforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring op de website(s)s van het betreffende social media platform.  

7. Cookies 

Op onze website(s) gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestanden die bij het bezoeken van een website(s) automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. 

Wanneer je onze website(s) voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen we, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om jouw akkoord voor het gebruik van cookies.

In onderstaande tabel tref je een overzicht van de cookies die wij gebruiken, niet zijnde limitatief gezien eventuele wijzigingen die zich tussentijds voor kunnen doen. KION probeert zo actueel en volledig mogelijk te zijn met het aanvullen van eventuele nieuwe cookies en of wijzigen van de cookies indien deze niet meer van toepassing zijn. 

8.1 In- en uitschakelen van cookies 

In jouw webbrowser kun je instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer je ermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van de browser. 

8.2 Verwijderen van cookies 

De meeste cookies hebben een bewaartermijn. Als een bewaartermijn is ingesteld, worden de cookies automatisch verwijderd wanneer de termijn verstrijkt. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de bewaartermijn is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van de browser.

9. Welke privacyrechten heb je? 

Als je vragen hebt of wil weten welke persoonsgegevens KION van jou heeft, kun je contact met ons opnemen. Zie hiervoor de contactgegevens onderaan deze verklaring. Indien er gegevens van jou verwerkt worden, heb je verschillende rechten waar je gebruik van kan maken. Je hebt de volgende rechten:

• Recht op inzage: je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien. Dit houdt in dat je een verzoek kunt doen om inzicht te krijgen in welke gegevens KION van jou verwerkt. KION geeft je dan informatie over de doeleinden waar de persoonsgegevens voor worden verwerkt, de aard en herkomst van deze persoonsgegevens (denk hierbij bijvoorbeeld aan gegevens die worden verzameld in het kader van een vraag die je per e-mail hebt gestuurd).
• Recht op rectificatie: je hebt recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen, bijvoorbeeld indien deze onjuist of volledig zijn.
• Recht op bezwaar: je kunt in sommige gevallen bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.
• Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken je persoonsgegevens te verwijderen bijvoorbeeld als de persoonsgegevens onjuist zijn. Soms kan KION dit recht niet uitvoeren, bijvoorbeeld wanneer bepaalde gegevens op basis van een wettelijke plicht bewaard dienen te blijven.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen in een digitaal leesbaar standaardformaat naar jouzelf of naar een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je verzoeken om het verwerken van je persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken, wat betekent dat wij minder gegevens van jou verwerken.
• Recht op het intrekken van toestemming, wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming.

Wil je van één van bovenstaande rechten gebruiken? Dan kun je dit kenbaar maken via privacy@kion.nl. Binnen één maand ontvang je een terugkoppeling op jouw verzoek. Deze termijn kan worden verlengd met 2 maanden om redenen die verband houden met de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij jou daarvan tijdig op de hoogte stellen. Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen deze identificatiegegevens op om er zeker van te zijn dat jij de persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

10. Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring 

Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij ook onze privacy- en cookieverklaring aanpassen. Raadpleeg daarom regelmatig de privacy- en cookieverklaring op onze website(s) voor de meest actuele informatie.

11. Klacht indienen 

Waar gewerkt wordt, kunnen geschillen ontstaan. KION heeft hiervoor een klachtenprotocol. Een klacht over jouw privacy kun je indienen via privacy@kion.nl. Als je vindt dat wij jou niet op de juiste manier helpen met vragen over jouw privacy, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan hier.

Contactgegevens 
Voor vragen over onze privacy- en cookieverklaring of vragen omtrent jouw rechten, kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

E-mailadres: privacy@kion.nl
Telefoonnummer: 024 360 20 58
KvK-nummer: 41058609